۱. مرزهای یک هدف رو مشخص کنین

اولین و مهم ترین قدم در هر پروژه ای تعیین مرزهای هدف اینه. قراره با مدیریت این پروژه به چه هدفی برسین؟ مقصود پروژه چیه؟ تعریف مواردی که درون مرزهای پروژه شما جاینمی گیرن هم به همون میزان مهمه. اگه تعاریف رئیس تون واسه شما کافی نبوده، برداشت هاتون رو از مرزهای پروژه واسه خود شفاف کرده و بعد اونا رو واسه رئیس تون بفرستید تا تأیید کنه.

۲. منابع موجود رو مشخص کنین

۱۳ قدم طلایی مدیریت پروژه آموزشی

نیروهای انسانی، لوازم و پول و پله و سرمایه ای رو که واسه رسیدن به مقاصد پروژه در دست دارین، مشخص کنین. به عنوان مدیر پروژه معمولا کنترل مستقیمی روی همه منابع ندارین، ولی با استفاده از مدیریت ماتریسی باید اونا رو مدیریت کنین. سعی کنین فهمیده باشین که اینجور کاری تا چه حد ساده یا سخته.

۱۳ قدم طلایی مدیریت پروژه آموزشی

۳. جدول زمان بندی رو بررسی کنین

کِی باید پروژه رو تحویل بدین؟ شاید بین پیشرفت طرح پروژه انعطافایی در مورد تنظیم زمانی هست، اما زمان تحویل معمولا زمان مشخصیه. اگه تصمیم گرفتید که واسه تحویل پروژه در زمان مشخص، اضافه کاری داشته باشین حتما که این اضافه کاریا با بودجه ی پروژه برابری داشته باشه.

۴. تیم پروژه رو دور هم جمع کنین

اعضای تیم تون رو دور هم جمع کنین و با هم در رفت و امد باشین. اونا نیروهای متخصص هستن و به همین دلیله که سرپرست شرکت اونا رو واسه این پروژه در نظر گرفته. وظیفه ی شما مدیریت تیمه.

۵. قدمای بزرگ رو فهرست کنین

بخشای کلی ی پروژه کدوما هستن؟ اگه خودتون نمی دونین، واسه رسیدن به جواب از اعضای تیم بپرسید. بهتره مراحل رو به ترتیب زمانی منظم کنین. البته خیلی هم وسواس به خرج ندین، بعدا می تونین ترتیب کارا رو تغییر بدین.

۶. قدمای کوچیک رو فهرست کنین

فهرست قدمای کوچیکی رو که زیرمجموعه ی قدمای بزرگ تره، هم تهیه کنین. دوباره تأکید می کنم که اگه اونا رو به ترتیب زمانی بچینید یادآوری اونا راحت تر هستش. اینکه این فهرست چند سطح داره و قدمای پروژه تا چه عمقی جزئی و جزئی تر می شن بستگی به اندازه و پیچیدگی پروژه تون داره.

۷. طرح مقدماتی رو تهیه کنین

۱۳ قدم طلایی مدیریت پروژه آموزشی

همه قدما رو وارد طرح کنین. کدوم مرحله اول انجام می شه؟ قدم بعدی چیه؟ کدوم یک از قدما می تونن با هم و با استفاده از منابع متفاوت انجام شن؟ هرکی قراره کدوم مرحله رو بکنه؟ هر مرحله چقدر زمان می بره؟ بسته های نرم افزاری خوب و مختلفی واسه انجام خودکار هر کدوم از این جزئیات هست. از کسائی که کار مشابهی انجام میدن پرس وجو کنین که از چه نرم افزاری استفاده می کنن.

۸. طرح کسب وکارتان رو بسازین

این مطلب رو هم توصیه می کنم بخونین:   ۱۵ فیلم الهام بخش که تموم اعضای خونواده از اون لذت می برن

بازخورد تیم و دیگر ذینفعان پروژه رو راجبه طرح مقدماتی دریافت کنین. جدول زمان بندی خود و جدول شرکت رو با هم برابری بدین تا بتونین کار رو در محدوده زمانی موجود تموم کنین. کاهشای لازم رو واسه تهیه ی طرح پایه روی طرح مقدماتی انجام بدین.

۹. واسه پروژه خواسته کاهش بدین

تقریبا هیچ وقت زمان، بودجه و نیروها واسه پروژه کافی نیستن. وظیفه ی شما اینه که با این منابع محدود کارایی انجام بدین که بقیه تصورش رو هم نمی کنن. البته معمولا محدود کردنایی در پروژه ها هست که با واقعیت جور در . شما باید موارد این چنینی رو مشخص کنین و اونا رو واسه رئیس تون توضیح بدین و در آخر خواسته کنین که این محدود کردنای غیرعملی تغییر کنن. صبر نکنین تا به دردسر بخورین و بعد به دنبال راه چاره بیفتید؛ اینجور خواستهایی رو همون اول پروژه اعلام کنین.

۱۰. طرح تون رو به انجام برسونین، البته نه به قیمت جون تون

به انجام رساندن طرح مهمه، اما قبول کنین که طرح قابل تغییر هم هست. مثلا شما هر روز واسه رسیدن به محل کارتون طرحی ناخودآگاه دارین. اما اگه مسیرتون به خاطر تصادف بسته شده باشه طرح ذهنی تون رو تغییر میدید و از راه جدیدی می روید. همین کار رو با طرح پروژه هاتون انجام بدین؛ طبق احتیاج، اونا رو تغییر بدین و در عین حال همیشه هدف پروژه و منابع رو مورد توجه داشته باشین.

۱۱. بر پیشرفت تیم نظارت کنین

اول پروژه پیشرفت کمی می کنین، اما کم کم شروع کنین به نظارت بر اینکه هرکی چیکار می کنه. این کار باعث می شه که قبل اینکه مسائل به دردسر تبدیل شن متوجه اونا شید.

۱۲. همه چیز رو مستند کنین

همه موضوعا رو ثبت کنین. هر وقت طرح پایه رو تغییر میدید، اون تغییر و دلیل اونو یادداشت کنین. زمانی که خواسته جدیدی به پروژه اضافه می شه، اینکه خواسته از کجا اومده و چه جوری جدول زمان بندی و بودجه رو با این خواسته برابری دادین، ثبت کنین. نمی تونین همه چیز رو به خاطر بسپارید، پس همه موارد رو یادداشت کنین تا در انتهای پروژه با نگاه کردن به اونا چیزایی یاد بگیرین.

۱۳. همه رو در جریان مسائل بذارین

در طول انجام پروژه همه ذینفعان رو در جریان پیشرفت اون بذارین. موفقیت هاتون رو در هر کدوم از مراحل به اونا آگاهی بدین، البته به محض اتفاق مشکلات هم اونا رو در جریان بذارین. اگه قراره تغییری اتفاق بیفته در اولین زمان ممکن تیم رو از اون تغییرات باخبر کنین. کاری کنین که حتما کلیه ی افراد تیم در جریان کار بقیه ی اعضا باشن.

منبع : management.about.com

جلسات کاری رو تبدیل به وسیله موفقیت خود کنین


۳

دسته‌ها: آموزشی